Le collaborateur de cabinet a tout d’abord un rôle de conseil auprès de l’autorité territoriale qui lui accorde sa confiance. Il a également pour missions :

• La liaison entre l’autorité territoriale et l’administration, les assemblées et/ou les organes politiques compétents, les médias, associations ou encore les entreprises ;
• Le suivi des affaires purement politiques, notamment la coordination des différents mandats de l’élu et le rapport avec le parti ou groupe politique auquel il appartient ;
• La représentation de l’élu à la demande de ce dernier ;
• La préparation des décisions de l’autorité territoriale.

Exemples :

• Dans le cadre de sa mission d’accompagnement de l’élu dans les tâches administratives, le collaborateur de cabinet réalise des études, des argumentaires, des synthèses ou encore des notes préparatoires aux rendez-vous ou réunions. Dans le même sens, il est amené à rédiger les comptes rendus de réunions.
• Dans le cadre de sa mission d’accompagnement de l’élu dans les tâches politiques, le collaborateur de cabinet est amené à rédiger les discours de l’exécutif. Il prend en charge les demandes des administrés et assure le suivi des rendez-vous ainsi que des interventions des services municipaux. Il assiste également l’exécutif territorial dans les réunions, audiences et rencontres publiques auxquelles celui-ci participe.

Une réponse ministérielle en date du 4 janvier 2018 précise que les collaborateurs de groupes d’élus ne sont pas assimilables aux collaborateurs de cabinet de l’autorité territoriale.

En effet, les élus peuvent se constituer en groupes au sein de l’assemblée délibérante, toutefois, il n’existe pas de définition légale d’un collaborateur de groupe d’élus. Ledit groupe se forme autour d’une vision politique pour agir dans le cadre de l’exercice du mandat électif. Le groupe d’élus peut nommer un président qui décide des conditions et des modalités d’organisation du groupe. Les collaborateurs de groupes d’élus ont pour mission l’organisation des débats et des votes au sein de l’assemblée délibérante. Ils peuvent également proposer des projets de délibération.

A la différence des collaborateurs de cabinet, les collaborateurs de groupe d’élus ne sont pas intégrés à la hiérarchie de la collectivité ou l’établissement pour lequel ils agissent. En effet, les collaborateurs de cabinet, contrairement aux collaborateurs de groupe d’élus, ont un lien hiérarchique avec l’autorité territoriale qu’ils assistent. Ils ne sont pas dotés d’un pouvoir décisionnel à l’instar des collaborateurs de groupe d’élus.

Le principe est que l’autorité territoriale est libre de recruter le collaborateur de cabinet qu’elle souhaite.

Cependant, un collaborateur de cabinet ne peut être nommé sous le statut de fonctionnaire. Effectivement, un collaborateur de cabinet est un agent contractuel de droit public. Pour être recruté, ce dernier doit donc satisfaire aux exigences prévues à l’article 2 du décret n°88-145 du 15 février 1988 relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale. Ainsi, ce dernier ne peut être recruté que s’il ne fait pas l’objet d’une interdiction de tout ou partie de ses droits civiques prononcée par décision de justice, et si les mentions portées au casier judiciaire ne sont pas incompatibles avec l’exercice des fonctions.

Concernant la procédure de recrutement :

• Une délibération doit être prise par l’assemblée délibérante en précisant le nombre d’emplois créés ainsi que le montant des crédits affectés au cabinet ;
• Aucune déclaration de vacance d’emploi n’est nécessaire.

Une collectivité peut recruter un collaborateur de cabinet par voie directe ou par le biais d’un détachement.

• Recrutement par voie directe : le collaborateur de cabinet est, de fait, un agent contractuel de droit public. A ce titre, un fonctionnaire en position de disponibilité pour convenances personnelles peut être recruté en tant que collaborateur de cabinet par voie directe au sein d’une autre collectivité. Quant à l’agent contractuel, il peut être recruté directement sur ce poste.

• Recrutement par le biais d’un détachement : le fonctionnaire peut être détaché sur contrat pour occuper un emploi de collaborateur de cabinet. Si le fonctionnaire est titulaire au sein de la collectivité dans laquelle il souhaite devenir collaborateur de cabinet, son recrutement ne pourra être envisagé que par le biais d’un détachement.

OUI. Le principe est que les collectivités et tous leurs établissements publics peuvent créer au moins un emploi de cabinet et ce quelle que soit leur importance. Cependant, la collectivité ou l’établissement public est limité.e concernant l’effectif total de son cabinet.

Pour les communes, la limite est fixée en fonction de leur nombre d’habitants :

• Une personne lorsque la population de la commune est inférieure à 20 000 habitants ;
• Deux personnes lorsque la population de la commune est comprise entre 20 000 et 40 000 habitants ;
• Une personne pour chaque tranche supplémentaire de 1 à 45 000 habitants lorsque la population de la commune est comprise entre 40 001 et 400 000 habitants ;
• Une personne pour chaque tranche supplémentaire de 1 à 80 000 habitants lorsque la population de la commune est supérieure à 400 000 habitants.

Pour les établissements publics la limite est fixée en fonction du nombre d’agents employés :

• Une personne pour un établissement public administratif employant moins de 200 agents ;
• Deux personnes pour un établissement public administratif employant 200 agents et plus.

Pour les départements, la limite est également fixée en fonction de leur nombre d’habitants :

• Trois collabrateurs de cabinet lorsque la population du département est de moins de 100 000 habitants ;
• Quatre lorsque la population du département se situe entre 100 001 et 250 000 habitants ;
• Cinq lorsque la population du département se situe entre 250 001 et 400 000 habitants ;
• Six lorsque la population du département se situe entre 400 001 et 550 000 habitants ;
• Sept lorsque la population du département se situe entre 550 001 et 700 000 habitants ;
• Huit lorsque la population du département se situe entre 700 001 et 850 000 habitants ;
• Neuf lorsque la population du département se situe entre 850 001 et 1 000 000 habitants ;
• Neuf plus un collaborateur de cabinet par tranche supplémentaire de un à cinq cent mille habitants lorsque la population du département dépasse 1 000 000.

Pour les régions, la limite est également fixée en fonction de leur nombre d’habitants :

• Cinq collaborateurs de cabinet lorsque la population de la région est de moins de 500 000 ;
• Cinq collaborateurs de cabinet plus un par tranche supplémentaire de 1 à 500 000 habitants.

OUI. Mais la loi prévoit un certain nombre de restrictions en la matière. En effet, certains membres de la famille de l’autorité terrtoriale ne peuvent être nommés collaborateurs dans son cabinet. A ce titre, l’article L. 333-2 du CGFP prévoit une interdiction pour l’autorité territoriale de recruter :

• Son conjoint, partenaire lié par un PACS ou concubin ;
• Ses parents ou les parents de son conjoint, partenaire lié par un PACS ou concubin ;
• Ses enfants ou les enfants de son conjoint, partenaire lié par un PACS ou concubin.

Les mentions obligatoires au contrat d’un collaborateur de cabinet sont prévues à l’article 5 du décret n°1987-1004 du 16 décembre 1987 qui précise que la décision de recrutement détermine :

• Les fonctions exercées par l’intéressé ;
• Le montant de sa rémunération ainsi que les éléments qui servent à la déterminer.

Toutefois, il peut être conseillé d’ajouter d’autres mentions, telles que :

• Le lien direct d’autorité qui le lie à l’autorité territoriale ;
• Les conditions de cessation de fonctions (voir question n°12) ;
• L’affiliation au régime général de sécurité sociale et à l’institution de retraite complémentaire des agents non titulaires de l’Etat et des collectivités publiques (IRCANTEC) et l’assujetissement à la contribution sociale généralisée (CSG) et à la contribution pour le remboursement de la dette sociale (CRDS) ;
• Les droits à congés annuels ;
• Les droits et obligations du collaborateur de cabinet (notamment les obligations déontologiques).

NON. Car l’emploi de collaborateur de cabinet est un emploi non permanent et les fonctions du collaborateur de cabinet doivent s’achever en même temps que le mandat de l’autorité territoriale.

La rémunération du collaborateur de cabinet est composée des mêmes éléments que celle des fonctionnaires, à savoir :

• Le traitement indiciaire ;
• L’indemnité de résidence ;
• Le supplément familial de traitement ;
• Et le cas échéant un régime indemnitaire (voir question n°10).

La rémunération est individuelle et précisée dans l’acte de recrutement. Elle est fixée librement par l’autorité territoriale, dans le respect des plafonds ci-après :

• Le traitement indiciaire ne peut excéder 90 % du traitement correspondant :
  • Soit à l’indice terminal de l’emploi administratif fonctionnel de direction le plus élevé de la collectivité ou de l’établissement occupé par un fonctionnaire ;
  • Soit à l’indice terminal du grade administratif le plus élevé détenu par un fonctionnaire en activité dans la collectivité ou l’établissement.

A noter : dans l’hypothèse où le directeur général des services (DGS) est un agent contractuel, la rémunération de référence peut être celle correspondant au poste de directeur général adjoint (DGA) occupé par un fonctionnaire.

• Le régime indemnitaire doit également respecter un plafond (voir question n°10).

Dans le cas où le collaborateur de cabinet avait la qualité de fonctionnaire avant son recrutement, et si sa rémunération est inférieure à celle qu’il percevait à ce titre, il pourra bénéficier du maintien de la rémunération annuelle perçue dans son dernier emploi.

OUI. Si cela est prévu par une délibération de l’assemblée délibérante. Cependant, le régime indemnitaire du collaborateur de cabinet doit respecter un plafonnement.

En effet, le montant des indemnités du collaborateur ne peut excéder 90 % du montant maximum du régime indemnitaire institué par l’assemblée délibérante de la collectivité ou de l’établissement et servi au fonctionnaire titulaire de l’emploi administratif fonctionnel le plus élevé ou du grade administratif le plus élevé.

Le collaborateur de cabinet peut bénéficier d’un logement de fonction par nécessité absolue de service, d’un véhicule de fonctions et des frais de représentation. A noter toutefois que ces avantages en nature ne peuvent être attribués qu’à un seul emploi de collaborateur de cabinet des autorités territoriales suivantes :

• Président de conseil départemental ;
• Président de conseil régional ;
• Maire ou président d'EPCI à fiscalité propre de plus de 80 000 habitants.

Le cas échéant, cela doit être prévu par délibération et faire l’objet d’arrêtés individuels d’attribution.

Le collaborateur de cabinet doit respecter les obligations déontologiques auxquelles est soumis tout agent public territorial. Ainsi, il doit exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité, probité, neutralité et dans le respect du principe de laicité. En outre, il veille à prévenir ou à faire cesser immédiatement les situations de conflit d’intérêts.

En termes de risque pénal, le collaborateur de cabinet s’expose à des sanctions pour tout fait avéré de concussion, de corruption, de trafic d’influence, de prise illégale d’intérêts et de soustraction et de détournement de biens ou de fonds publics. A ce titre, la preuve d’une influence effective d’un intérêt privé sur la décision publique n’est pas exigée ; une apparence de situation de conflit d’intérêts suffit.

Exemple :

Un collaborateur de cabinet a été reconnu coupable de prise illégale d’intérêt pour avoir participé à la préparation de la décision d’attribution d’un marché public en rédigeant un rapport d'analyse des offres destiné à éclairer la commission d'appel d'offres, alors qu'il entretenait une relation amicale et professionnelle de longue date avec le gérant de la société candidate.

L’article 6 du décret n°87-1004 du 16 décembre 1987 dispose que les fonctions du collaborateur de cabinet prennent fin au plus tard en même temps que le mandat de l’autorité territoriale qui l’a recruté.

Plusieurs cas de cessation de fonctions peuvent être envisagés :

• La démission du collaborateur de cabinet :
  • Le collaborateur de cabinet démissionnaire devra respecter les délais de préavis fixés par le décret n°88-145 du 15 février 1988, comme pour tout agent contractuel.
• Le non-renouvellement du collaborateur de cabinet :
  • Soit dans le cadre d’un nouveau mandat de l’autorité territoriale ;
  • Soit dans le cadre de la mandature lorsque le contrat initial ne couvrait pas la totalité de la mandature.

Le non-renouvellement du contrat relève du pouvoir discrétionnaire de l’autorité territoriale. Dès lors, il n’implique ni motivation, ni communication du dossier individuel. C’est une fin de contrat qui ne s’apparente pas à  un licenciement. En ce sens, il ne peut y avoir d’indemnité de licenciement. Le collaborateur de cabinet pourra cependant bénéficier d’allocation d’aide au retour à l’emploi s’il remplit les conditions d’attribution, ainsi que de l’indemnité compensatrice de congés payés s’il n’a pu prendre tout ou partie de ses congés annuels, du fait de l’autorité territoriale.

• La fin du contrat de plein droit s’il existe un lien de parenté avec l’autorité territoriale, en violation de l’article L. 333-2 du CGFP (voir question n°6).

• Le licenciement (voir question n°14 pour les garanties à respecter) :
  • Pour suppression d’emploi si l’autorité territoriale décide de modifier la composition de son cabinet ;
  • Pour motif disciplinaire, sans préavis ni indemnité ;
  • Pour insuffisance professionnelle, exemple : en cas de méconnaissance du contexte local, des diverses structures et institutions politiques ou administratives ou encore des textes juridiques fondamentaux relatifs à la fonction publique territoriale, aux collectivités territoriales, au droit public ; 
  • Pour perte de confiance : s’il est saisi, le juge administratif vérifiera que le motif de la perte de confiance n’est pas matériellement inexact, qu’il n’y a pas d’erreur de droit ni de détournement de pouvoir, exemples : la perte de confiance a pu être caractérisée par le juge administratif lorsque le collaborateur de cabinet :
    • Critiquait ouvertement le ou les projets locaux, les décisions relatives à la gestion des personnels territoriaux ou encore les politiques sectorielles de l’autorité territoriale dont il dépendait ;
    • Accumulait les difficultés relationnelles avec certains élus de la collectivité territoriale et certains personnels communaux, rendant impossible la poursuite de sa collaboration avec l’autorité territoriale ;
    • Proférait des menaces à l’égard de l’autorité territoriale s’il n’obtenait pas un poste convoité, tel que le poste de directeur de cabinet.

En cas de licenciement du collaborateur de cabinet, des garanties sont prévues :

• La communication préalable de son dossier individuel ;
• L’entretien préalable à la décision de licenciement dont la convocation est effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre signature ;
• Le droit à être assisté par un défenseur de son choix ;
• La motivation en fait et en droit de la décision de licenciement ;
• Le droit au respect du délai de préavis et des droits à congés annuels restant à courir : le délai de préavis se calcule en fonction de l’ancienneté de services, selon les dispositions de l’article 40 du décret n°88-145 du 15 février 1988 ;
• La protection liée à la grossesse et à la maternité telle que prévue l’article L. 1225-4 du code du travail, pour les collaboratrices de cabinet ;
• Une indemnité de licenciement, hors les cas de licenciement en cours de période d’essai ou pour motif disciplinaire : les modalités de calcul de l’indemnité de licenciement sont celles applicables à tout agent contractuel de droit public, prévues aux articles 45 à 46 du décret n°88-145 relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale.

OUI. Lorsque le collaborateur de cabinet souhaite exercer, à l’issue de ses fonctions, une activité privée lucrative (en qualité de salarié par exemple) ou une activité libérale, il doit en informer l’autorité territoriale pour laquelle il a exercé les fonctions de collaborateur de cabinet afin que celle-ci apprécie la compatibilité de cette activité avec ses anciennes fonctions.

Si la collectivité a un doute sérieux sur l’activité envisagée, elle saisit pour avis préalable le référent déontologue. Si le doute persiste, l’autorité hiérarchique saisit la Haute Autorité pour la transparence de la vie publique (HATVP).

L’obligation d’information de l’emploi d’un collaborateur de cabinet à la HATVP s’impose sans délai :

• A certaines autorités territoriales soumises aux obligations de déclaration d’intérêts et de déclaration de situation patrimoniale, dont les communes de plus de 20 000 habitants et les EPCI à fiscalité propre dont la population excède 20 000 habitants.
• Et qui compte parmi les membres du cabinet certaines personnes : son frère, sa sœur, le conjoint, partenaire pacsé ou concubin de son frère ou de sa sœur, l’enfant du frère ou de la sœur ou le conjoint, partenaire pacsé, ou concubin de cet enfant (voir l’article L. 333-5 du CGFP pour la liste exhaustive).

OUI, selon une réponse ministérielle en date du 4 janvier 2024.

Auparavant, le juge administratif a pu affirmer qu’une distinction devait être opérée entre un emploi relevant de la hiérarchie de l’administration et un emploi de cabinet. A l’occasion d’une réponse ministérielle apportée le 18 mars 2021, il avait donc été précisé que le cabinet n'avait pas vocation à gérer lui-même les services administratifs de la collectivité locale, ce rôle étant dévolu au directeur général des services.

Il ressort de la réponse ministérielle de janvier 2024 qu’aucune disposition réglementaire n’interdit la mise en place d’une autorité fonctionnelle du directeur de cabinet sur les services de la collectivité qui concourent à l’exercice des missions de l’élu, à l’instar par exemple des services de communication. En effet, dans certaines collectivités, ces services peuvent concourir à la fois à la communication institutionnelle de la collectivité mais également effectuer des missions de nature plus politique.